Steyrer KI-Expertin: „Keine Angst vor Veränderung“

Tips: Frau Wolfschütz, wie sind Sie bei Künstlicher Intelligenz und Digitalisierung gelandet?

Julia Wolfschütz: Über die Praxis. Ich komme aus dem Personalbereich und habe gesehen, wie viel Zeit durch Excel-Listen, E-Mails, doppelte Eingaben und manuelle Abläufe verloren geht. Für mich ging es daher um die Frage: Wie können wir Arbeit einfacher machen? Mit KI sind heute Dinge möglich, die vor wenigen Jahren kaum denkbar waren. Aber KI allein löst kein organisatorisches Problem. Entscheidend sind gute Abläufe und die Menschen, die damit arbeiten.

Braucht ein kleiner Betrieb überhaupt KI?

Nicht jeder Betrieb braucht sofort KI. Aber jeder sollte sich zumindest damit beschäftigen. Wenn regelmäßig viel Zeit dafür draufgeht, Infos aus E-Mails zusammenzusuchen, Angebote vorzubereiten oder Daten zu übertragen, lohnt sich ein genauer Blick. Oft beginnt die Lösung noch vor der KI. Wenn Abläufe chaotisch sind, macht KI dieses Chaos im schlimmsten Fall nur schneller.

Wo kann KI im Arbeitsalltag konkret helfen?

Vor allem bei Büroarbeit. KI kann Texte zusammenfassen, Besprechungen dokumentieren, Informationen ordnen, erste Entwürfe für Angebote erstellen und lange Dokumente durchsuchen. Auch in Buchhaltung, Verwaltung oder Personalwesen gibt es Möglichkeiten. Wichtig bleibt aber: Ich sollte immer wissen und prüfen, was am Ende an Kunden, Mitarbeiter oder Geschäftspartner geschickt wird.

Viele sagen: Ich habe keine Zeit, mich auch noch mit KI zu beschäftigen.

Das verstehe ich. Gerade kleine Betriebe können nicht monatelang neue Programme testen. Deshalb würde ich nicht mit der Frage beginnen: Wo können wir KI einsetzen? Sondern: Was nervt uns im Alltag? Wo verlieren wir immer wieder Zeit? Dann wird aus dem großen Thema KI plötzlich ein konkretes Werkzeug. Und manchmal ist die beste Lösung gar keine KI, sondern ein besserer Ablauf oder eine einfache Automatisierung.

Was ist der häufigste Fehler beim Einstieg?

Mit einem neuen Programm anzufangen, ohne vorher zu wissen, welches Problem damit gelöst werden soll. Außerdem müssen die Mitarbeiter eingebunden werden. Wenn niemand versteht, warum etwas verändert wird oder Angst hat, ersetzt zu werden, hilft auch die beste Technik wenig.

Wird KI Arbeitsplätze kosten?

Sie wird Arbeit verändern und manche Tätigkeiten wahrscheinlich überflüssig machen. Gleichzeitig haben viele regionale Betriebe derzeit eher zu wenige als zu viele Mitarbeiter. Wenn KI Routinearbeit übernimmt und dadurch mehr Zeit für Kunden, Facharbeit oder wichtige Entscheidungen bleibt, kann das eine große Chance sein. An Aufgaben nur deshalb festzuhalten, weil sie immer schon so gemacht wurden, bringt wenig.

Welche Risiken gibt es?

Sensible Unternehmensdaten, persönliche Daten oder vertrauliche Kundeninformationen sollten nicht unüberlegt in frei verfügbare KI-Systeme eingegeben werden. Betriebe müssen wissen, welche Programme verwendet werden und welche Regeln dafür gelten. Zudem kann KI sehr überzeugend klingen, obwohl eine Antwort falsch ist. Je wichtiger eine Entscheidung ist, desto wichtiger bleibt deshalb die menschliche Kontrolle.

Was sollte der Mensch weiterhin selbst entscheiden?

Alles, wofür er am Ende Verantwortung trägt. Bei Einstellungen, Mitarbeiterbeurteilungen, wichtigen Kundenentscheidungen oder der Ausrichtung des Unternehmens kann KI unterstützen, aber nicht entscheiden. Auch Fachwissen bleibt wichtig. Wer selbst nichts mehr versteht, kann nicht beurteilen, ob die KI gerade Unsinn liefert.

Haben kleine Betriebe Vorteile gegenüber großen Firmen?

Ja. Sie haben oft viel kürzere Entscheidungswege. Außerdem stehen ihnen heute Technologien zur Verfügung, die früher nur mit großen Budgets möglich waren. Man muss nicht jeden Trend mitmachen. Aber es lohnt sich, neugierig zu bleiben: ausprobieren, lernen, hinterfragen und auch wieder etwas verwerfen. Diese Beweglichkeit kann für kleine Betriebe ein großer Vorteil sein.

Wo würden Sie in einem Betrieb anfangen?

Nicht bei der KI. Ich würde zuerst fragen: Was kostet jeden Tag Zeit? Danach würde ich einen kleinen Anwendungsfall ausprobieren und prüfen, ob er tatsächlich etwas bringt. Man muss nicht den ganzen Betrieb auf einmal verändern. Gute Digitalisierung beginnt erstaunlich oft mit einem kleinen Problem.