Digitalisierung am Gemeindeamt: Vernetzungstreffen im Ybbstal

Kleinregionssprecher ÖVP-Bürgermeister Werner Krammer eröffnete die Veranstaltung und betonte die Wichtigkeit der kommunalen Digitalisierung in der aktuellen Zeit. Als erster Vortragender gab Reinhard Haider, Amtsleiter von Kremsmünster und E-Government-Beauftragter des Oberösterreichischen Gemeindebundes und Hochschullektor, einen umfassenden Überblick über das Breite Feld der Digitalisierung in der Gemeindeverwaltung. Dabei muss konkret über E-Government gesprochen werden, wo es um den Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien in öffentlichen Verwaltungen im Zusammenhang mit organisatorischen Änderungen und neuen Lösungsansätzen geht.

Voraussetzung gut funktionierendes IT-System

Digitalisierung im kommunalen Bereich ist dabei weniger eine technologische als organisatorische Fragestellung. Sie soll die Arbeitsabläufe in der Verwaltung sinnvoll erleichtern und effizienter gestalten, sowohl intern als auch nach außen hin im Kontakt mit Bürgern. Ein gut funktionierendes IT-System ist die Basis jeder kommunalen Digitalisierung sowie weiterführend beispielsweise ein digitales Managementsystem zur Dokumentenablage, zur Termin- und Sitzungsorganisation oder zur Abwicklung von Bauangelegenheiten. Nach außen hin gerichtet ist heutzutage eine übersichtlich und informativ gestaltete Website mit dazugehöriger App und Social Media Auftritt sowie die digitale Signatur unumgänglich.

Einsatz Künstlicher Intelligenz diskutiert

Auch Künstliche Intelligenz bietet Möglichkeiten für einen Einsatz in kommunalen Verwaltungen. Beispielsweise können Chatbots bei der Beantwortung von unterschiedlichsten Fragestellungen unterstützen, Fachformulierungen in einfachen Worten erklären, in Sekundenschnelle hunderte Seiten lange Texte kürzen, Trauungsreden für StandesbeamtInnen erstellen, Grafiken gestalten und vieles mehr. Eine sorgsame Kontrolle und kritische Prüfung der Informationen ist dabei jedoch unumgänglich. Gemeinsam mit den Gemeindevertretern wurden bereits angewandte KI-Lösungen diskutiert.

Von Leerständen über Brachflächen bis Friedhofsplanung

Über drei konkrete Möglichkeiten, die interne Verwaltung mit digitalen Lösungen zu erleichtern, informierten anschließend Mitarbeiter von GISquadrat und gemdat NÖ. Gerhard Prokop von GISquadrat präsentierte eine digitale Lösung zur optimalen Nutzung und Analyse bereits vorhandener statischer und dynamischer Daten, wie Registerdaten, Widmungen, Daten des zentralen Melderegisters und Ähnlichem. Diese Daten werden dazu räumlich miteinander verschnitten und lassen somit die reale und digitale Welt miteinander verschmelzen. Ein Ziel kann es etwa sein, Leerstände in Gebäuden und Brachflächen im Bauland per Mausklick sichtbar zu machen, um damit die wertvolle Ressource Boden zu schonen. Anwendung kann dieses Tool auch für Feuerwehren und Pfarren finden, um etwa die Wassermenge in Swimmingpools als potenzielles Löschwasser zu ermitteln oder die Gräberplanung auf Friedhöfen zu unterstützen. 

System K5 ELAK vorgestellt

Abschließend stellten Rosa Nentwich-Bouchal, Paul Otto und Peter Schopper von gemdat NÖ übersichtlich und praxisnah das Dokumentationsmanagementsystem K5 ELAK und das digitale Sitzungsmanagement-Tool Session (Net) vor. Ersteres dient insbesondere zur zentralen Dokumentationsablage, verwaltet die Eingangs- und Ausgangspost und verteilt sie über bestimmte definierte Workflows an entsprechende MitarbeiterInnen weiter. Es werden aber auch Buchhaltung, Bauwesen und Personalangelegenheiten über dieses Tool organisiert.

Erfahrungswerte von vier Gemeinden

In der NÖ Kleinregion Ybbstal haben bereits Allhartsberg, Hollenstein und Waidhofen an der Ybbs K5 ELAK in Verwendung und konnten über ihre Erfahrungen mit diesem Dokumentationsmanagementsystem berichten. Über eine Schnittstelle kommt das Sitzungsmanagement-Tool Session zum Einsatz. Hierbei wird die gesamte Sitzungsorganisation beispielsweise von Ausschüssen sowie des Gemeinde- und Stadtrates digital abgewickelt: von der Einladung über die Aufbereitung und Zurverfügungstellung von Sitzungsunterlagen für die unterschiedlichen MandatarInnen bis hin zur Protokollierung und Sitzungsnachbereitung. Somit müssen keine Unterlagen mehr kopiert und händisch weiterverteilt werden, Dokumente werden einheitlich und übersichtlich gestaltet, Mandatare erhalten auf Knopfdruck alle relevanten Unterlagen und Entscheidungs- und Genehmigungsprozesse können lückenlos nachvollzogen werden. Die dadurch gewonnene Arbeitserleichterung in der Verwaltung konnten die beiden Gemeinden Waidhofen an der Ybbs und Ybbsitz, welche dieses Tool seit etwa eineinhalb Jahren in Verwendung haben, eindeutig bestätigen.