Digitalisierung der Gemeinden als besonderes Service für die Bürger

Dass jede Gemeinde eine eigene Homepage besitzt, über die sich die Bürger informieren können, ist heutzutage schon eine Selbstverständlichkeit. Dort besteht die Möglichkeit, die Gemeindezeitung online zu lesen, den aktuellen Veranstaltungskalender einzusehen, oftmals bereits die digitale Amtstafel zu nutzen, sich über Newsletter informieren zu lassen und auch Formulare herunterzuladen. 

„Neben einer möglichst einfachen Bedienung steht auch eine kostenlose Nutzung der verschiedenen Funktionen im Mittelpunkt“, fasst Kematens Bürgermeister Markus Stadlbauer die Bemühungen der Gemeinde zur Verwaltungsvereinfachung zusammen. Zusätzlich bietet auch die Einbindung von sozialen Medien wie Facebook ein Kommunikationsmittel, um wichtige Neuigkeiten aus der eigenen Gemeinde unkompliziert mit den Bewohnern zu teilen.

Homepage am Puls der Zeit

Viele Gemeinden beweisen, dass Homepage nicht gleich Homepage ist. Vielerorts ist die Darstellung auf die verschiedenen Endgeräte zugeschnitten, dass die Inhalte auf Smartphone oder Tablets optimiert dargestellt werden können. Es werden verschiedene Services angeboten, um sich etwa benachrichtigen zu lassen, wann die unterschiedlichen Müllsorten zuhause abgeholt werden.

Aber auch Formulare werden auf der Homepage der Gemeinden bereitgestellt. Sie können bequem zuhause ausgedruckt und ausgefüllt werden. Manche Gemeinden wie Pasching sind sogar schon dabei, auf sogenannte E-Formulare umzustellen. Diese können online ausgefüllt werden und mit der Handysignatur sozusagen unterschrieben werden.

Man muss sich in Zukunft die Formulare also gar nicht mehr ausdrucken und erspart sich zudem noch den Weg aufs Gemeindeamt, um es abzugeben. Der komplette Vorgang kann rein elektronisch abgewickelt werden.

Gem2Go-App für jedermann

Da heutzutage ohnehin kaum noch jemand ohne sein Smartphone auskommt, liegt es auf der Hand, auch dieses Gerät zu nutzen, um individuell auf persönlich wichtige Termine hingewiesen zu werden. „Mit der Gem2Go-App ist es für die User möglich, schnell und bequem einen Kalender zu aktivieren, in welchem alle Termine der Stadt Traun (Amtstermine, Mülltermine oder Veranstaltungen) aufscheinen“, so Sandra Bruckner-Pöckl vom Rathaus Traun.

Auch Hörsching, Kematen und Neuhofen sind von den Möglichkeiten der App überzeugt. „Mit der Gem2Go-App machen wir sehr gute Erfahrungen. Viele Bürger nehmen über das App-System Kontakt mit der Gemeinde auf, in dem sie relativ unkompliziert meist mit dem Handy Anfragen und Anliegen an die Gemeinde übermitteln“, erzählt Hörschings Amtsleiter Marcus Niederreiter. 

„Besonders bewährt hat sich der integrierte Müllkalender, der aktiv an die Müll-Abholung erinnert. Bei besonders wichtigen News (z.B. Straßensperren) wird eine Push-Mitteilung per App an die Bürger versendet, sodass sie die Neuigkeit sofort am Handy haben“, ist Sonja Emrich, Amtsleiterin in Neuhofen, begeistert.

Bürgermeldungen online

Damit der Bürger unkompliziert mit der Stadtverwaltung in Verbindung treten kann, hat Leonding seit gut einem Jahr seine eigene App „Schau auf Leonding“ in Betrieb. Wem also Schäden an öffentlichen Einrichtungen oder Gemeindestraßen auffallen, der kann das über die Homepage oder eben auch mittels App am Smartphone eingeben. Die Plattform bietet so auch eine Unterstützung für die Mitarbeiter im Bürgerservice, gleichzeitig ist der Fortschritt der Bearbeitung des Anliegens jederzeit transparent für alle nachvollziehbar.

Ab Februar können Leondinger ihre Post von der Stadt elektronisch zugestellt bekommen, ressourcenschonend ganz ohne Papier. Eine E-Mail mit Name und Adresse sowie dem Betreff „Ja, ich möchte meine Post der Stadt Leonding elektronisch erhalten“ an e-zustellservice@leonding.at reicht.

St. Marien als Vorreiter

Aufgrund der geänderten EDV-Strategie wurde für die Gemeindeverwaltung in St. Marien bereits 2015 ein ganzheitliches Organisationsreformprojekt entwickelt. Als Vision für dieses Projekt galt die Umstellung auf ausschließlich digitale Prozesse. Damit wurde das Paperless Office in der kommunalen Verwaltung verwirklicht.

Die größten Vorteile

Seit Anfang Juli 2016 ist das neue System GeOrg im Echtbetrieb. St. Marien ist damit auf einem sehr guten Weg. Die gesamte Post, auch jene, die durch Mails die Gemeinde erreicht, wird ausschließlich digital zur Bearbeitung an die Mitarbeiter verteilt, der elektronische Akt wird praktisch bereits in allen Geschäftsprozessen verwendet.

Seit Beginn des neuen Systems wurden von der Gemeindeverwaltung über 60.000 Dokumente erstellt und digital zum Versand der Österreichischen Post AG übergeben. Völlig papierlos.

„Die Vorteile der vollständigen Digitalisierung der kommunalen Verwaltung sind die ortsunabhängige Verfügbarkeit aller Informationen und Prozesse, der hohe Grad der Automatisierung und die Standardisierung der Abläufe. Trotzdem wird der Kontakt mit den Kunden gepflegt und auf deren Wünsche eingegangen“, ist man sich in St. Marien sicher, für die Zukunft gut gerüstet zu sein.