Firmenumzug - Mit diesen Vorbereitungen gelingt der Standortwechsel

Evelyn Kasis   Anzeige, 22.04.2021 10:15 Uhr

Es gibt vielerlei Gründe, die für einen Firmenumzug sprechen – seien es die eigenen vier Wände fürs Unternehmen, günstigere Mietkosten, ein besserer Standort oder gar größere Räumlichkeiten. Bei einem Firmenumzug wird der Organisation und der Logistik die entscheidende Rolle zugesprochen. Ein reibungsloser Geschäftsumzug kann jedoch nur mit einer sorgfältigen Planung gelingen. Nur so ist es möglich, Komplikationen zu vermeiden und die Ausfallzeiten so gering wie möglich zu halten. Aber welche Vorbereitungen müssen für den Standortwechsel getroffen werden?

Firmenumzug in Eigenregie oder durch einen Profi

Wenn die Firma über ein überschaubares Inventar und nur wenige Möbel verfügt, dann kann der Umzug in der Regel auch in Eigenregie erfolgen. Hierfür werden genügend Schutzmaterial, der notwendige Umzugstransporter und selbstverständlich die Mitarbeiter des Unternehmens benötigt. Diese müssen allerdings dazu bereit sein, auch nach Feierabend zu arbeiten. All das bedeutet vor allen Dingen Stress. Zudem ist auch das von Mitarbeitern und Freunden beschädigte Umzugsgut meistens nicht versicherungstechnisch gedeckt.

Ein professioneller Firmenumzug  sorgt hingegen dafür, dass der Standortwechsel reibungslos abläuft. Die Umzugsprofis haben Erfahrung sowohl beim Packen als auch beim Schleppen und Transportieren. Beschädigungen sind nahezu ausgeschlossen. Sollte dennoch etwas passieren, kommt die Versicherung des Umzugsunternehmens für die entstandenen Schäden auf. Mit der Umzugsfirma spart man nicht nur Nerven, sondern auch jede Menge Zeit. Denn das Umzugsunternehmen ist für die logistische Planung zuständig und nimmt der Firma jeglichen Stress ab.

Den richtigen Zeitpunkt wählen

Ehe es zum Büroumzug kommt, muss der passende Augenblick gewählt werden. Hierbei spielt es jedoch keine Rolle, ob der Umzug in Eigenregie oder durch Profis durchgeführt wird. Ganz generell ist es häufig von Vorteil, wenn der Umzug zum Teil am Wochenende stattfinden kann. Auf diese Weise gibt es weniger Arbeitsausfall. Ein Firmenumzug am Wochenende kann allerdings etwas teurer sein. Ratsam ist zudem ein Zeitpunkt, an dem die Firma nicht gerade von Arbeit überhäuft ist.

Kunden und Geschäftspartner informieren

Einige Monate vor dem Umzug sollten die Geschäftspartner und Kunden des Unternehmens informiert werden. Unter Umständen müssen Ausfallzeiten angekündigt werden. Darüber hinaus müssen auch die Einträge in Adressverzeichnissen, im Telefonbuch und im Handelsregister geändert werden. Über den Firmenumzug müssen auch die folgenden Adressen Bescheid wissen:

  • Banken
  • Versicherungen
  • Agentur für Arbeit
  • Anwälte und Steuerberater
  • Kammern und Ämter wie Finanzamt
  • Weitere Vertragspartner

Sämtliche Termine bestätigen lassenEinige Monate und kurz vor dem eigentlichen Firmenumzug sollten noch einmal alle Termine bestätigt werden. Hierzu zählen die vereinbarten Termine mit dem Vermieter, der Reinigungsfirma, mit dem Maler, dem Handwerker und mit der Spedition. Außerdem sollte die Kostenabrechnung mit dem alten Vermieter besprochen werden. Nicht zu vergessen ist auch das Ablesen der Zählerstände. Hierfür am besten einen Termin mit dem Energieversorger vereinbaren.

Des Weiteren sollte auch ein Termin für die Übergabe der alten Räume an den Vermieter besprochen werden – Etwa eine Woche vor dem Firmenumzug sämtliche Termine bestätigen lassen.

Am Tag des FirmenumzugsVor dem eigentlichen Umzugstag ist es zu empfehlen, die Räume am neuen Standort zu reinigen. Am Umzugstag ist es hingegen nötig, ein ausführliches Übergabeprotokoll zu führen und es unterschreiben zu lassen. Auf jeden Fall sollten die neuen Räumlichkeiten auf eventuelle Vorschäden überprüft werden. Die alten Räume des Unternehmens müssen gereinigt werden. An diesem Tag findet in der Regel auch die Übergabe der Schlüssel statt.

Die Treppenhäuser sollten sowohl vor als auch nach dem Umzug genau fotografiert werden. Bei eventuellen Schadensfällen so detailliert wie möglich dokumentieren und rechtzeitig der Versicherung melden.

Rechnungen nicht wegwerfenAlle im Zusammenhang mit dem Firmenumzug stehenden Rechnungen und Belege sollten nicht weggeworfen werden. Diese sollten für die nächste Steuererklärung aufgehoben werden, da ein großer Teil davon von den Steuern absetzbar ist. Dazu zählen unter anderem die Kosten für das Umzugsunternehmen, Personalkosten, Kosten für das Umzugsmaterial oder die Maklerprovision.

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